Erfolgreiches Zeitmanagement mit der ALPEN Methode

Erfolgreiches Zeitmanagement

Schritt fĂĽr Schritt zum erfolgreichen Zeitmanagement.

Ich

Denn Zeit ist genauso wertvoll wie Geld.

Egal ob selbstständiger Kleinunternehmer, Start-up Gründer, erfolgreicher Blogger, YouTuber oder Twitch Streamer, ob als Mumpreneuer, kreativer Schaffer oder als Alltagsheld – von der Ressource Zeit fehlt es den meisten von uns am häufigsten. Was also tun, um ein erfolgreiches Zeitmanagement zu schaffen? Und was genau ist die ALPEN Methode?

Als Virtuelle Assistenz muss auch ich mein Zeitmanagement optimal im Blick haben. DafĂĽr nutze ich drei unterschiedliche Tools:

Wer von euch nun mindestens zwei dieser Tools noch nie gehört hat, dem empfehle ich, weiter zu lesen.

Denjenigen unter Euch, die trotz der Tools weiterhin Schwierigkeiten in ihrem Zeitmanagement haben, kann das Delegieren oder Outsourcen von Aufgaben helfen. Was beim Delegieren von Aufgaben zu beachten ist, erfährst du demnächst hier bei mir auf dem Blog. Oder du schreibst mir einfach eine Mail und gemeinsam schauen wir, welche Aufgaben du an mich auslagern kannst.

ZurĂĽck zu den drei Tools. Was genau ist denn nun die ALPEN Methode und wie verhilft sie mir zu einem geeigneten Zeitmanagement?

Ganz einfach:

Die Bezeichnung ALPEN steht fĂĽr

A

L

P

E

N

Aufgaben, Termine und To-Do´s notieren

Länge schätzen

Pufferzeiten einplanen

Entscheidung treffen

Nachkontrolle

Umsetzung der ALPEN Methode

Schritt 1

Aufgaben, Termine und To-Do´s notieren

Zunächst einmal solltest Du alle anfallenden Tätigkeiten und Verpflichtungen für den Tag sammeln. Das kann von A wie „Ablage“ bis Z wie „Zettelwirtschaft erledigen“ alles sein.

Schritt 2

Länge schätzen

Im zweiten Schritt schätzt Du nun ab, wie lange du in etwa für die einzelnen Tätigkeiten brauchst. Zum Einen hilft dir das deinen Tag zu planen, und zum Zweiten verzettelst du dich so weniger in Einzelheiten, denn du weißt, du hast nur eine begrenzte Zeit zur Verfügung.

Stell dir also vor, du hast ein Telefonat mit deiner “Head of HR” geplant, dass 30 Minuten dauern wird. Solltest du im Laufe des Telefonats feststellen, dass ihr Euch in der Diskussion von Kleinigkeiten verliert, kannst du direkt entsprechend gegen steuern.

Schritt 3

Pufferzeiten einplanen

Trotz aller wohlĂĽberlegten Planung kann dir im Laufe des Tages immer mal etwas Unvorhergesehenes dazwischen kommen. Nicht immer muss das etwas ganz groĂźes sein, schon ein ungeplantes Telefonat oder der Ausfall deines Kollegen kann Deine Tagesplanung spontan ins Straucheln bringen.Hier greift die Besonderheit der ALPEN Methode. Denn sie kalkuliert dir, im Gegenzug zu den meisten anderen Zeitmanagement Methoden, einen Puffer ein.

Hast du keine Pufferzeiten eingeplant, nĂĽtzt dir auch das beste Zeitmanagement nichts. Ca. 60 % deiner zur VerfĂĽgung stehenden Zeit kannst du verplanen, die restlichen 40 % solltest du dir als Puffer frei halten.

Bedenke hierbei auch deine Leistungskurve. Über den Tag verteilt wirst du mal leistungsfähiger und mal -schwächer sein. Behalte das bei deiner Planung im Hinterkopf.

Schritt 4

Entscheidung treffen

Nun gilt es Entscheidungen zu treffen. Alles Planen fĂĽr erfolgreiches Zeitmanagement nutzt Dir nichts, wenn du deine Aufgaben nicht festlegst.

Entscheide also nun welche Aufgaben wichtig und dringend sind, welche haben noch Zeit, welche Aufgaben kann dir zB. Deine Virtuelle Assistenz oder dein Lieblingskollege abnehmen, und welche sind schlicht unnötig. Eine Methode um das zu erörtern ist die besagte Eisenhower Methode. Darauf gehen wir im nächsten Beitrag etwas näher ein.

Schritt 5

Nachkontrolle

Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser. Zumindest wenn du ein erfolgreiches Zeitmanagement integrieren willst.

Wie gut bist du mit der eingeplanten Zeit hingekommen?

Was waren die GrĂĽnde, dass die Zeit eventuell nicht gereicht hat?

Hast du sogar die Möglichkeit immer wiederkehrende Störfaktoren in deinem Arbeitsablauf auszumachen?

An diesem Punkt hast du die Chance eventuelle Optimierungen in deinen Tagesablauf und sogar in unternehmerische Abläufe zu integrieren.

Beziehe dein Fazit in deine Planung für den nächsten Tag mit ein.

Vor- und Nachteile der ALPEN Methode

Was sind also nun die Vor- und Nachteile der ALPEN Methode?

Vorteile Nachteile der ALPEN Methode

Ein klarer Vorteil bietet fĂĽr mich die Stressreduzierung und das Erfolgserlebnis am Ende des Tages. Durch die Planung meines Tages habe ich keinen Stress im Hinterkopf (Wann erledige ich was? Schaffe ich all das zeitlich ĂĽberhaupt?). Das nimmt dir Druck und gibt Energie fĂĽr deine eigentliche Arbeit.

Die ALPEN Methode fordert aber eben auch ein gewisses Maß an Selbstdisziplin und Organisation. Wenn du damit kein Problem hast, könnte die ALPEN Methode ein gutes Tool für dich sein.

Schritt für Schritt kommst du so zu einem erfolgreichen Zeitmanagement. Und am Ende winkt dir so auch mehr Zeit für die Fokussierung auf dein Kerngeschäft oder für deine Work-Life-Balance.

Denn Zeit ist schlieĂźlich genauso wertvoll wie Geld.

Im nächsten Schritt schauen wir uns die Eisenhower Methode an. Damit können wir unsere zu erledigenden Aufgaben perfekt kategorisieren und unser Zeitmanagement optimieren.

Share on linkedin
LinkedIn
Share on xing
XING
Share on twitter
Twitter
Share on pinterest
Pinterest
Share on email
Email